2017/02/09

2017年の手帳事情 ■仕事の巻■



派遣で商社での事務職やってます。
毎年、自分が気に入る卓上カレンダーや仕事用の手帳を買っていたけど、
なんだかバカらしくなってきて、仕事用はもらいもので妥協することに。

6段独立の卓上カレンダーでデリバリー等の予定を管理。
日曜始まりしかなかったので、日曜は修正テープで日付を消してメモ欄に利用。
自分が急遽休んだ時に、同僚にもある程度分かるようにしておいたほうが便利なのと、
各取引先や納入先からの問合せ時や変更時等にさっと確認できるように。
なので6週独立は必須。メモ欄が大きくないと書き込めない。
日付を消した日曜部分には、業務上必要な取得した月毎の管理番号(連番で増えていく)も記入。
共有する番号ではないけど、番号のダブりはNGなので。

各自の予定は、Microsoft Outlookの予定表で共有していて、
営業職は会社貸与のiPhoneで確認・入力できるはずなんだけど、
5人いる営業職はどの人も機械音痴なのか面倒なのか活用されておらず。

ただ私的には、自分の課内だけでも快適にしたいので、上長の了解を得たうえで
Microsoft Outlookの予定表の権限を事務職に与えて代理で入力できるようにしたり、
便利機能等はマニュアル作成して課内にメールでお知らせして周知している。
本来しなくていい仕事なんだけど、便利なほうがいいしねー。

キーボードトレイを会社に買ってもらって使用中。
電子化されておらず社内ルール上なんでも紙に捺印しておかないといけないので、とにかく書類が多く、保管場所も少ない為、机が狭い。

キーボードトレイの上に、システム会社からもらったNOLTYの手帳を使用。
2016年は‘午後の紅茶’キャンペーンで当たった「ほぼ日WEEKS」がその役目だったけど、
システム仕事からもらった手帳の方が少し大きめで方眼だったので2017年はこちらで。
市販には売ってないタイプみたい。裏表紙にも品番書かれていないし。
NOLTYリスティ2」のフォーマットが似てるけど、月間ページが違うし、
週間ページも前後カレンダーがあるかないか違うし、大きさも微妙に違う。
A5より横が少し小さめで全部方眼タイプ。使いやすい。
月間ページは横罫タイプの月間なので使用していない。ブロックタイプがいいな。

週間ページはレフト式で、時間軸が8時から21時まで印字してあるけど気にならない程度。
日付の下に余白があるので、各締日など記入。
時間軸は無視して、当日に行うこと、会議や打ち合わせの予定を記入。
仕事が終わった後に、あとでわかるようにその日に決定した事項、連絡したこと等記録。
定時で終わらせるのが仕事と思っているので、ほとんど残業しないのだが、
イレギュラー発生時等に残業した場合退社時間記入して勤怠管理。
土日は休みなので日付を修正テープで消して、その週に完了すればいいかなくらいのToDoを記入。次週に持ち越すときは、週末に次週の土日欄に転記。

右の方眼メモページの上部に、先月・当月・来月のカレンダーが印刷してあるので便利。
メモページはその週に受けた電話のメモや指示など、なんでも記入。
やることだった場合は完了したら線で消し完了した日付入れておく。
人からもらった付箋やメモもそのページに貼っておく。

後ろのノート部分のページは、7システムのIDPWを記入。
PWは周期的に変更しないといけなく5回前まで同じもの不可なので。
もちろんPWは全部記入ではなくヒント程度に。もう覚えきれない年齢なので…orz

あとは会議や打ち合わせなどに議事録に1回につき1頁以上使用で。
同じページに違う会議などは記入しない。

なにか打合せに呼ばれたらこの手帳のみ持っていく。

0 件のコメント:

コメントを投稿